Rimborso spese volontari: regole, limiti e autocertificazione

Ai volontari di un ente del Terzo settore si possono rimborsare solo le spese effettivamente sostenute per l'attività, entro limiti e condizioni decisi prima dall'ente. Di norma servono i documenti (scontrini, biglietti, ricevute). Fino a 10 euro al giorno e 150 euro al mese basta un'autocertificazione del volontario, ma solo se l'organo competente dell'associazione ha deliberato per quali spese e quali attività si può usare.

Il rimborso forfettario, cioè una cifra fissa a prescindere dalle spese, è sempre vietato. Le regole sono nell'art. 17 del Codice del Terzo settore e valgono per tutti gli ETS, non solo per le OdV.

Perché il volontario non può essere pagato

Il volontario presta la sua attività in modo personale, spontaneo e gratuito. Il Codice è netto: l'attività non può essere retribuita in alcun modo, nemmeno dal beneficiario. Inoltre la qualità di volontario è incompatibile con qualsiasi rapporto di lavoro, dipendente, autonomo o di altro tipo, con l'ente di cui è socio o tramite cui fa volontariato.

Da qui nasce la regola sui rimborsi. Restituire a una persona i soldi che ha anticipato per l'associazione è legittimo. Darle una somma che va oltre le spese reali è un compenso mascherato, proprio quello che il Codice vieta.

Le due strade del rimborso

1. Rimborso con documenti

È la regola generale (art. 17, comma 3). Il volontario presenta una nota spese con i giustificativi:

• scontrini e fatture per acquisti fatti per l'associazione;
• biglietti di treno, autobus, parcheggi, pedaggi;
• ricevute di vitto e alloggio durante trasferte decise dall'ente.

Non c'è un tetto fissato dalla legge, ma l'ente deve stabilire prima limiti massimi e condizioni. Senza questa decisione, anche un rimborso documentato diventa più difficile da difendere in caso di controllo.

2. Rimborso con autocertificazione

È la semplificazione del comma 4 dell'art. 17. Il volontario dichiara le spese sostenute con una dichiarazione sostitutiva ai sensi dell'art. 46 del D.P.R. 445/2000, senza allegare ricevute. Servono tre condizioni insieme:

Gli importi sono quelli del testo vigente all'8 novembre 2026: non risultano modificati dalle riforme del 2024-2026. Controlla comunque l'art. 17 su Normattiva prima di aggiornare il regolamento.

La modalità non vale per la donazione di sangue e di organi: in quei casi l'autocertificazione è esclusa.

Due conseguenze pratiche dei limiti. Se un volontario spende 25 euro in un giorno, oltre i 10 euro servono i documenti. E i 10 euro sono un tetto, non una cifra da riconoscere a tutti: rimborsi solo quanto è stato dichiarato e speso.

La delibera dell'organo

Senza delibera l'autocertificazione non si può usare. Lo statuto indica quale organo è competente; di solito è il consiglio direttivo, a volte l'assemblea. La delibera, verbalizzata nel libro delle riunioni, dovrebbe indicare:

• le tipologie di spesa ammesse con autocertificazione (per esempio piccoli trasporti urbani, materiali di consumo acquistati in giornata);
• le attività di volontariato per cui vale (per esempio la distribuzione alimentare del sabato, l'accompagnamento delle persone anziane);
• i massimali interni, che possono essere più bassi di quelli di legge;
• chi autorizza e chi paga il rimborso, e entro quando va presentata la richiesta.

Molti enti raccolgono tutto in un regolamento rimborsi approvato una volta e richiamato nelle delibere successive. È la soluzione più ordinata: chi entra in associazione sa subito cosa può chiedere.

Cosa non si può rimborsare

• Somme forfettarie: gettoni di presenza, «rimborsi» fissi a turno o a giornata, indennità mensili uguali per tutti.
• Spese non legate all'attività: il pranzo della domenica in famiglia non diventa rimborsabile perché il volontario è passato in sede.
• Spese oltre i limiti stabiliti dall'ente, o di tipo non previsto in delibera.
• Autocertificazioni oltre 10 euro al giorno o 150 al mese: la parte eccedente va documentata.
• Il tempo: le ore di volontariato non hanno prezzo, per legge.

Un caso che crea dubbi è l'uso dell'auto propria. Il Codice non lo disciplina in modo specifico: molti enti chiedono un prospetto con data, percorso e chilometri e applicano un costo per chilometro fissato nel regolamento. Non avendo trovato su questo un'indicazione ufficiale, ti consigliamo di concordare il metodo con il CSV della tua provincia o con il commercialista.

Schema di autocertificazione

Questo non è un modulo pronto, ma l'elenco dei campi che la dichiarazione dovrebbe contenere. Adattalo alla delibera della tua associazione.

Intestazione

• Nome dell'ente, codice fiscale, sezione del RUNTS.
• Titolo: dichiarazione sostitutiva di certificazione (art. 46 del D.P.R. 445/2000) per il rimborso delle spese di volontariato (art. 17, comma 4, del D.Lgs. 117/2017).

Dati del volontario

• Cognome, nome, codice fiscale.
• Numero di iscrizione nel registro dei volontari.

Riferimento alla delibera

• Organo che ha deliberato, data e numero del verbale.

Spese dichiarate (una riga per giorno)

• Totale del mese.

Dichiarazioni del volontario

• Di aver sostenuto le spese per l'attività indicata.
• Che le spese non superano 10 euro per ciascun giorno né 150 euro nel mese.
• Di non aver chiesto il rimborso delle stesse spese ad altri soggetti.

Chiusura

• Luogo, data e firma del volontario.
• Visto di chi autorizza il rimborso, data e modalità di pagamento (bonifico o contanti).

Conserva le autocertificazioni insieme alla prima nota: sono il giustificativo dell'uscita nel rendiconto per cassa.

In breve

• Il volontario non può essere pagato: si rimborsano solo le spese effettive, entro limiti decisi prima dall'ente.
• I rimborsi forfettari sono sempre vietati.
• Con i documenti non c'è un tetto di legge; con l'autocertificazione il limite è 10 euro al giorno e 150 al mese.
• L'autocertificazione richiede una delibera dell'organo competente su spese e attività ammesse, e non vale per la donazione di sangue e organi.
• Un regolamento rimborsi scritto evita discussioni e ti protegge nei controlli.

Per le altre regole sui volontari, vedi la guida sul Codice del Terzo settore e quella sulle organizzazioni di volontariato.

Domande frequenti

Si può dare un gettone di presenza ai volontari?

No. Il Codice del Terzo settore vieta i rimborsi forfettari: puoi restituire solo le spese effettivamente sostenute per l'attività, entro i limiti decisi dall'ente (art. 17, comma 3).

Chi decide quali spese rimborsare ai volontari?

L'organo indicato dallo statuto, di solito il consiglio direttivo, con una delibera o un regolamento rimborsi. Deve fissare prima limiti e condizioni e, per usare l'autocertificazione, le tipologie di spesa e le attività per cui è ammessa.

Cosa succede se un volontario spende più di 10 euro in un giorno?

Con l'autocertificazione puoi rimborsare al massimo 10 euro al giorno e 150 euro al mese (art. 17, comma 4, del Codice del Terzo settore). Per la parte che supera questi limiti servono scontrini, biglietti o ricevute.

Si può rimborsare l'uso dell'auto propria del volontario?

Il Codice non disciplina in modo specifico l'auto propria: anche qui si rimborsa solo una spesa effettiva, entro i limiti decisi dall'ente. Molti enti chiedono un prospetto con data, percorso e chilometri e applicano un costo per chilometro fissato nel regolamento; concorda il metodo con il CSV della tua provincia o con il commercialista.