Convocazione assemblea: chi la convoca, tempi, quorum e verbale

L'assemblea dei soci la convoca l'organo di amministrazione, di solito il presidente su decisione del consiglio direttivo, nei modi e con l'anticipo scritti nello statuto: per le associazioni la legge non fissa un numero minimo di giorni. Il codice civile chiede però di convocarla almeno una volta l'anno per il bilancio e ogni volta che lo chiede, con una richiesta motivata, almeno un decimo dei soci.

Qui trovi le regole di base, le differenze tra enti del Terzo settore (ETS) e altre associazioni, e due schemi da adattare: l'avviso di convocazione e il verbale.

Chi convoca l'assemblea e quando

L'art. 20 del codice civile stabilisce che l'assemblea:

• è convocata dagli amministratori una volta l'anno per approvare il bilancio;
• va convocata anche quando se ne ravvisa la necessità;
• va convocata quando la chiede almeno un decimo degli associati, con richiesta motivata. Se gli amministratori non lo fanno, la convocazione può essere ordinata dal presidente del tribunale.

Per le associazioni non riconosciute, cioè la gran parte delle associazioni culturali e ricreative, l'ordinamento interno è regolato dagli accordi tra gli associati (art. 36 del codice civile): conta quindi prima di tutto lo statuto, che di solito riprende queste regole.

Se la tua associazione è iscritta al RUNTS, ricorda una scadenza che detta i tempi dell'assemblea di bilancio: il rendiconto o bilancio va depositato al registro entro 180 giorni dalla chiusura dell'esercizio (art. 48 del Codice del Terzo settore). L'assemblea deve approvarlo prima.

Con quanto anticipo e in che modo

Anticipo e mezzo (email, PEC, lettera, avviso nella sede, sito) li decide lo statuto. Se non è un ETS e vuole le agevolazioni fiscali dell'art. 148 del TUIR, l'associazione deve avere nello statuto «criteri e idonee forme di pubblicità delle convocazioni assembleari» (comma 8, lettera e).

Nella pratica:

• usa un mezzo che lasci traccia e conserva la prova dell'invio;
• manda l'avviso a tutti i soci che risultano dal libro soci, non solo a quelli attivi nel gruppo WhatsApp;
• se lo statuto non chiarisce da quando si contano i giorni di anticipo, tieniti largo.

Schema di avviso di convocazione

Non è un modello pronto: è l'elenco dei punti che un avviso completo contiene.

1. Nome, sede e codice fiscale dell'associazione.
2. Chi convoca (per esempio: «il Consiglio direttivo, con delibera del …»).
3. Tipo di assemblea: ordinaria o straordinaria.
4. Data, ora e luogo della prima convocazione e, se lo statuto la prevede, della seconda.
5. Se ammessa, la partecipazione a distanza: piattaforma, link e come si verifica l'identità.
6. Ordine del giorno, con punti precisi («approvazione del rendiconto 2026», non «questioni economiche»).
7. Dove e da quando si possono consultare i documenti (bilancio, proposta di modifica dello statuto).
8. Regole sulle deleghe, con un modulo di delega in fondo all'avviso.
9. Luogo, data e firma di chi convoca.

Assemblea ordinaria e straordinaria

La legge sulle associazioni non usa queste due parole: le usano gli statuti, riprendendole dalle società. Di solito:

	Ordinaria	Straordinaria
Argomenti tipici	bilancio, nomina degli organi, quote	modifiche dello statuto, scioglimento
Quorum	quelli ordinari	rafforzati

Per gli ETS l'art. 25 del Codice elenca le competenze che l'assemblea non può cedere: nomina e revoca degli organi sociali, approvazione del bilancio, azioni di responsabilità verso gli amministratori, modifiche di atto costitutivo e statuto, scioglimento, trasformazione, fusione e scissione. Decide anche sull'esclusione dei soci, se lo statuto non la affida a un altro organo eletto dall'assemblea. Le associazioni con almeno 500 associati possono derogare, nel rispetto dei principi di democraticità.

Quorum: quanti devono esserci e quanti devono votare sì

Se lo statuto non dice altro, il riferimento è l'art. 21 del codice civile:

• prima convocazione: serve la presenza di almeno metà degli associati e decide la maggioranza dei voti;
• seconda convocazione: la delibera è valida qualunque sia il numero dei presenti;
• modifiche di statuto e atto costitutivo: presenza di almeno tre quarti degli associati e voto favorevole della maggioranza dei presenti, se lo statuto non dispone diversamente;
• scioglimento e devoluzione del patrimonio: voto favorevole di almeno tre quarti degli associati.

Gli amministratori non votano sull'approvazione del bilancio né sulle delibere che riguardano la loro responsabilità.

Negli ETS vota chi è iscritto da almeno tre mesi nel libro degli associati, salvo diversa previsione dello statuto, e ogni associato ha un voto (art. 24). Agli associati che sono a loro volta ETS lo statuto può dare fino a cinque voti, in proporzione ai loro associati.

Deleghe

Negli ETS, salvo diversa previsione dello statuto, un associato può farsi rappresentare da un altro associato con delega scritta, anche in calce all'avviso di convocazione. Ognuno può portare al massimo:

• 3 deleghe nelle associazioni con meno di 500 associati;
• 5 deleghe in quelle con almeno 500 associati.

Fuori dal Terzo settore decide lo statuto.

Assemblea a distanza

Per gli ETS l'art. 24, comma 4, ammette la partecipazione con mezzi di telecomunicazione e il voto elettronico, a meno che lo statuto non li vieti espressamente. Serve poter verificare l'identità di chi partecipa e vota. Il voto per corrispondenza, invece, è possibile solo se lo statuto lo prevede.

Per le associazioni fuori dal RUNTS non c'è una regola generale equivalente: conta lo statuto. Se pensi di riunirti online, conviene scriverlo nello statuto alla prima modifica.

Il verbale: cosa contiene e dove si tiene

Gli ETS devono tenere il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, curato dall'organo di amministrazione (art. 15 del Codice). Vi si trascrivono anche i verbali redatti dal notaio. Gli associati hanno diritto di esaminare i libri sociali, con le modalità previste dallo statuto.

Per le altre associazioni la legge non prescrive un libro specifico, ma l'art. 148 del TUIR chiede forme di pubblicità delle delibere: un registro numerato dei verbali resta il modo più semplice per dimostrarle.

Schema di verbale

1. Nome dell'associazione, tipo di assemblea, data, ora e luogo (o piattaforma).
2. Prima o seconda convocazione, e come è stato inviato l'avviso.
3. Chi presiede e chi fa da segretario.
4. Presenti in proprio e per delega, con il conteggio dei voti; se l'assemblea è online, come si è verificata l'identità.
5. Verifica del quorum e dichiarazione di validità.
6. Per ogni punto all'ordine del giorno: sintesi della discussione, testo della delibera, voti favorevoli, contrari e astenuti.
7. Ora di chiusura, firma del presidente e del segretario.
8. Allegati: avviso, deleghe, bilancio o testo dello statuto approvato.

Se l'assemblea ha modificato lo statuto, il verbale va registrato all'Agenzia delle Entrate (lo spiega la guida sulla registrazione dello statuto) e, per gli ETS, depositato al RUNTS entro 30 giorni dalla modifica (art. 48).

Errori frequenti

• Ordine del giorno vago: «varie ed eventuali» non basta per decidere su soldi, cariche o statuto.
• Contare chi non può votare: negli ETS chi è socio da meno di tre mesi, se lo statuto non dice altro.
• Deleghe oltre il limite o date a chi non è socio.
• Verbale scritto settimane dopo, a memoria: scrivilo durante l'assemblea e fallo firmare subito.