Registro volontari: chi lo tiene, vidimazione e assicurazione

Il registro dei volontari è il libro in cui un ente del Terzo settore iscrive le persone che fanno volontariato con lui in modo non occasionale. Lo prevede l'art. 17 del Codice del Terzo settore e serve soprattutto a una cosa: sapere chi è coperto dall'assicurazione obbligatoria e da quando. Può essere cartaceo, numerato e vidimato prima dell'uso, oppure elettronico, se garantisce che i dati non si possano alterare.

Le regole pratiche (contenuto, vidimazione, versione digitale) sono nel decreto ministeriale del 6 ottobre 2021, che disciplina anche le polizze.

Chi deve tenere il registro dei volontari

L'obbligo riguarda ogni ente del Terzo settore che si avvale di volontari non occasionali: OdV, APS e qualunque altro ETS iscritto al RUNTS. Non conta la forma: un'APS di dieci soci che organizza laboratori con due volontari fissi ha lo stesso obbligo di una grande OdV.

Chi è volontario lo dice l'art. 17: una persona che, per libera scelta, mette a disposizione tempo e capacità tramite l'ente, in modo personale, spontaneo e gratuito, senza fini di lucro. Due precisazioni che evitano errori:

• il socio che dà una mano ogni tanto agli organi sociali (per esempio aiuta il consiglio a preparare l'assemblea) non è considerato volontario;
• chi è pagato dall'ente come dipendente, autonomo o con altro rapporto retribuito non può essere suo volontario.

Se la tua associazione non è iscritta al RUNTS, il Codice non le impone il registro. Tenere comunque un elenco di chi collabora, e assicurarlo, resta una scelta prudente.

E i volontari occasionali?

Per chi presta servizio una tantum (la festa di paese, la raccolta alimentare di un sabato) il registro principale non è obbligatorio. Il decreto ti lascia due strade:

• aprire una sezione separata del registro per gli occasionali, con gli stessi dati;
• oppure raccogliere e conservare comunque i loro dati, da mettere a disposizione dell'assicurazione.

In ogni caso anche gli occasionali vanno assicurati: il decreto lo dice in modo esplicito.

Cosa contiene il registro

Per ogni volontario il registro riporta tre gruppi di dati (art. 3 del D.M. 6 ottobre 2021):

1. codice fiscale, oppure nome, cognome, luogo e data di nascita;
2. residenza, oppure il domicilio se diverso;
3. data di inizio e data di fine dell'attività di volontariato, che coincidono con l'iscrizione e la cancellazione dal registro.

Sono i dati minimi richiesti. Nulla vieta di aggiungere colonne utili alla gestione, purché pertinenti e trattate nel rispetto della privacy.

Schema delle colonne

Questo è uno schema di impaginazione, non un modulo ufficiale. Le prime colonne coprono i dati obbligatori; le ultime sono facoltative.

Qualche consiglio pratico:

• numera le righe in modo progressivo e non riusare un numero quando qualcuno esce;
• non cancellare mai una riga: quando un volontario smette, scrivi la data di fine. Se torna dopo una pausa, conviene registrare una nuova iscrizione con la nuova data di inizio;
• segna quando hai avvisato la compagnia: è la colonna che ti salva in caso di infortunio.

Il registro dei volontari è diverso dal libro soci. Un socio può non fare volontariato e un volontario può non essere socio, soprattutto nelle OdV che accolgono persone esterne.

Tenuta: cartacea con vidimazione o digitale

Registro cartaceo

Prima di usarlo, il registro va numerato in ogni pagina e bollato in ogni foglio da un notaio o da un pubblico ufficiale abilitato, che nell'ultima pagina dichiara quanti fogli lo compongono. È la cosiddetta vidimazione del registro volontari. Il decreto non indica quali uffici siano abilitati oltre al notaio: chiedi al CSV della tua provincia quale soluzione usano gli enti della zona.

Registro elettronico

In alternativa puoi tenere il registro con sistemi elettronici o telematici, se garantiscono che le scritture non si possano modificare e che la data di ogni annotazione sia certa. Il decreto richiama i commi 2, 3 e 4 dell'art. 2215-bis del codice civile, quelli sui libri tenuti in forma digitale. Un normale foglio di calcolo modificabile da chiunque non basta.

Se aderisci a una rete associativa, puoi usare il programma che mette a disposizione. La rete può consultare i dati, ma l'inserimento e le modifiche restano a carico tuo, come la responsabilità della tenuta. Se esci dalla rete, conserva una copia digitale delle iscrizioni.

Il registro e l'assicurazione obbligatoria

L'art. 18 del Codice obbliga gli ETS ad assicurare i volontari contro infortuni e malattie legati all'attività e per la responsabilità civile verso terzi. Il D.M. 6 ottobre 2021 dice come:

• polizze collettive o numeriche, anche stipulate tramite la rete associativa;
• per chi viene iscritto nel registro dopo la stipula, la copertura parte dalle 24 del giorno di iscrizione e finisce dalle 24 del giorno della cancellazione;
• per gli occasionali, anche per un singolo evento, servono polizze apposite, che scadono alle 24 dell'ultimo giorno di servizio indicato in polizza;
• i dati del registro vanno comunicati subito alla compagnia, con i tempi e i modi concordati;
• la documentazione sull'assicurazione va conservata per almeno dieci anni, per i controlli del RUNTS.

Se lavori in convenzione con un ente pubblico, la copertura è un elemento essenziale della convenzione e il costo è a carico dell'amministrazione.

Il numero dei volontari al RUNTS

Le OdV e le APS dichiarano al RUNTS, tra gli altri dati, il numero dei volontari iscritti nel registro. Il dato si aggiorna ogni anno entro il 30 giugno, con riferimento al 31 dicembre precedente, se è cambiato rispetto a quello presente nel registro unico (artt. 8 e 20 del D.M. 106/2020, come modificato dal D.M. 2/2026). Un registro tenuto bene rende questo passaggio una semplice conta.

Il numero dei volontari conta anche per i limiti sui lavoratori: nelle OdV i lavoratori non possono superare la metà dei volontari, e nelle APS il registro aiuta a dimostrare la prevalenza dell'attività volontaria.

Errori frequenti

• Iscrivere i volontari dopo, a fine anno: chi non è nel registro rischia di non essere coperto il giorno in cui si fa male.
• Usare il libro soci come registro volontari: sono due libri distinti, con funzioni diverse.
• Dimenticare gli occasionali della festa annuale: vanno assicurati anche loro.
• Pagare un volontario con compensi fissi: è vietato. Ai volontari si possono solo rimborsare le spese.

In breve

• Il registro dei volontari è obbligatorio per ogni ETS che si avvale di volontari non occasionali (art. 17 del Codice).
• Contiene codice fiscale o generalità, residenza o domicilio, data di inizio e di fine attività.
• Si tiene su carta, numerato e vidimato da un notaio o pubblico ufficiale abilitato, oppure in digitale con scritture inalterabili e data certa.
• Gli occasionali vanno in una sezione separata o almeno in un elenco conservato, e vanno assicurati.
• L'assicurazione copre dalle 24 del giorno di iscrizione; i documenti si conservano almeno dieci anni.

Per inquadrare questi obblighi nel resto delle regole, vedi la guida sul Codice del Terzo settore.

Domande frequenti

Il volontario deve essere socio dell'associazione?

No. Il registro dei volontari e il libro soci sono distinti: un socio può non fare volontariato e un volontario può non essere socio, soprattutto nelle organizzazioni di volontariato che accolgono persone esterne.

Un dipendente dell'associazione può fare anche il volontario?

No. La qualità di volontario è incompatibile con qualsiasi rapporto di lavoro subordinato o autonomo e con ogni altro rapporto retribuito con l'ente di cui è socio o tramite cui fa volontariato (art. 17, comma 5, del Codice del Terzo settore).

Il registro dei volontari si può tenere in Excel?

Un normale foglio di calcolo modificabile da chiunque non basta. In digitale il registro deve garantire che le scritture non si possano modificare e che la data di ogni annotazione sia certa, come prevede il D.M. 6 ottobre 2021.

Da quando è assicurato un nuovo volontario?

Se la polizza è già in corso, la copertura parte dalle 24 del giorno in cui il volontario viene iscritto nel registro (D.M. 6 ottobre 2021). Per questo va iscritto prima di iniziare, non a fine anno.

Chi paga l'assicurazione dei volontari?

L'ente del Terzo settore, che è obbligato ad assicurare i volontari contro infortuni, malattie legate all'attività e responsabilità civile verso terzi (art. 18 del Codice del Terzo settore). Se l'attività si svolge in convenzione con un ente pubblico, il costo è a carico dell'amministrazione.