Verbale assemblea associazione: fac simile rendiconto e cariche

Il verbale dell'assemblea è il resoconto scritto della riunione dei soci: dice chi c'era, se l'assemblea era valida, che cosa si è deciso e con quanti voti. Lo scrive il segretario durante la riunione, lo firmano il presidente dell'assemblea e il segretario, e si conserva nel libro delle assemblee, obbligatorio per gli enti del Terzo settore (ETS).

Qui trovi cosa scrivere e due fac simile completi da copiare: l'approvazione del rendiconto e il rinnovo delle cariche. Le regole su convocazione, quorum e deleghe sono nella guida sull'assemblea; il modello di avviso è nel fac simile di convocazione.

Cosa scrivere nel verbale

La legge non dà un modello. Il manuale sui libri sociali di Cantiere Terzo Settore indica questi contenuti minimi:

• data, ora e luogo della riunione, o la piattaforma se è online;
• prima o seconda convocazione: se è la seconda, scrivi che la prima è andata deserta;
• come sono stati convocati i soci;
• soci presenti di persona e per delega, consiglieri e componenti dell'organo di controllo presenti;
• ordine del giorno, uguale a quello dell'avviso;
• verifica del quorum, cioè del numero di presenti richiesto per decidere;
• chi presiede e chi verbalizza: possono essere persone diverse dal presidente e dal segretario dell'associazione;
• per ogni punto: discussione in sintesi, modo di votare, voti, testo della delibera;
• ora di chiusura e firme.

Al verbale conviene allegare la copia dell'avviso con la prova dell'invio, il foglio firme dei presenti, le deleghe e i documenti discussi, come il rendiconto.

Non serve trascrivere ogni intervento. Serve un testo che capisca anche chi non c'era, con le delibere scritte per intero e i voti contati.

Chi firma il verbale

Firmano il presidente dell'assemblea e il segretario verbalizzante. La firma prova da chi vengono le dichiarazioni scritte nel verbale. Se il verbale si approva in bozza e si firma qualche giorno dopo, il manuale suggerisce di scriverlo nel verbale stesso.

Negli ETS votano i soci iscritti da almeno tre mesi nel libro degli associati, salvo diversa regola dello statuto (art. 24 del Codice del Terzo settore). Nel verbale indica quanti presenti hanno diritto di voto, non solo quanti sono in sala: per contarli ti serve il libro soci aggiornato.

Dove si conserva: il libro delle assemblee

Gli ETS devono tenere il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee (art. 15 del Codice), curato dall'organo di amministrazione. Vi si trascrivono anche i verbali redatti dal notaio. I soci hanno diritto di esaminarlo, nei modi previsti dallo statuto.

Dai materiali di Cantiere Terzo Settore:

• vidimazione: per il libro delle assemblee non è obbligatoria; l'unico libro sociale da vidimare è il registro dei volontari. Puoi farla lo stesso, e per gli ETS non si paga l'imposta di bollo;
• pagine numerate e niente cancellature: un errore si barra lasciandolo leggibile; un verbale sbagliato non si toglie, si corregge con un verbale successivo;
• libro digitale: un file Word o un PDF senza firma si può modificare senza lasciare traccia. Se tieni il libro al computer, usa firma digitale e marca temporale, o almeno l'invio a te stesso via PEC per avere una data certa, e salva in PDF/A.

Fuori dal Terzo settore la legge non impone un libro. Se però vuoi le agevolazioni dell'art. 148 del TUIR, lo statuto deve prevedere forme di pubblicità delle deliberazioni e dei rendiconti (comma 8, lettera e): un registro numerato dei verbali è il modo più semplice per dimostrarle.

Fac simile: verbale di approvazione del rendiconto

È l'assemblea ordinaria di ogni anno: il codice civile chiede di convocarla almeno una volta l'anno per il bilancio (art. 20) e negli ETS l'approvazione spetta all'assemblea (art. 25 del Codice). I consiglieri non votano sull'approvazione del bilancio (art. 21 del codice civile): per questo il modello conta i voti dei soli soci che non sono nel consiglio.

ASSOCIAZIONE [denominazione]
Sede: [indirizzo]
Codice fiscale: [codice fiscale]

VERBALE DELL'ASSEMBLEA ORDINARIA DEI SOCI
DEL [gg/mm/aaaa]

Il giorno [gg/mm/aaaa], alle ore [hh:mm], presso
[luogo o piattaforma], si è riunita in [prima/seconda]
convocazione l'assemblea ordinaria dei soci
dell'associazione [denominazione], convocata dal
consiglio direttivo con avviso del [gg/mm/aaaa],
inviato a tutti i soci con [email/PEC/lettera/
affissione in sede], come previsto dall'art. [n]
dello statuto.
[Solo in seconda convocazione: la prima convocazione,
fissata il [gg/mm/aaaa] alle ore [hh:mm], è andata
deserta.]

Ordine del giorno:
1. approvazione del rendiconto dell'esercizio [anno];
2. [altro punto, es. quota associativa [anno]];
3. comunicazioni del presidente.

Assume la presidenza [nome e cognome], che chiama a
fare da segretario [nome e cognome].

Il presidente constata che:
- sono presenti [n] soci di persona e [n] per delega,
  su [n] soci iscritti nel libro degli associati;
- hanno diritto di voto [n] dei presenti;
- sono presenti i consiglieri [nomi] e, per l'organo
  di controllo, [nome / organo non nominato];
- le deleghe, conservate agli atti, rispettano lo
  statuto;
e dichiara l'assemblea validamente costituita in
[prima/seconda] convocazione ai sensi dell'art. [n]
dello statuto.

1. Approvazione del rendiconto [anno]
Il tesoriere [nome e cognome] illustra il rendiconto
dell'esercizio chiuso il [gg/mm/aaaa], messo a
disposizione dei soci dal [gg/mm/aaaa]. Il rendiconto
chiude con entrate per euro [importo], uscite per
euro [importo] e un [avanzo/disavanzo] di euro
[importo].
[Se c'è l'organo di controllo: [nome] legge la
relazione dell'organo di controllo.]
Intervengono [nomi], che [sintesi degli interventi].
Il presidente mette ai voti il rendiconto. Non
votano i componenti del consiglio direttivo.

Votanti: [n]   Favorevoli: [n]
Contrari: [n]   Astenuti: [n]

L'assemblea approva il rendiconto dell'esercizio
[anno], allegato al presente verbale, e incarica il
presidente di [depositarlo al RUNTS / pubblicarlo
come previsto dallo statuto].

2. [Titolo del punto]
[Sintesi della discussione, testo della delibera,
voti favorevoli, contrari e astenuti.]

3. Comunicazioni del presidente
[Sintesi. Su questo punto non si prendono delibere.]

Esauriti i punti all'ordine del giorno, l'assemblea
si chiude alle ore [hh:mm].

Il presidente dell'assemblea     Il segretario
[firma]                          [firma]

Allegati: avviso di convocazione e prova dell'invio;
foglio presenze; deleghe; rendiconto [anno].

Dopo l'approvazione, gli ETS depositano il rendiconto al RUNTS entro 180 giorni dalla chiusura dell'esercizio (art. 48 del Codice). Se devi ancora prepararlo, puoi compilarlo online con lo strumento del rendiconto per cassa.

Fac simile: verbale di rinnovo delle cariche

Negli ETS l'assemblea nomina e revoca i componenti degli organi sociali (art. 25) e in particolare gli amministratori (art. 26). Quanti consiglieri, per quanti anni e con che tipo di voto lo dice lo statuto: riporta nel verbale gli articoli che applichi.

ASSOCIAZIONE [denominazione]
Sede: [indirizzo]
Codice fiscale: [codice fiscale]

VERBALE DELL'ASSEMBLEA ORDINARIA DEI SOCI
PER IL RINNOVO DELLE CARICHE SOCIALI
DEL [gg/mm/aaaa]

Il giorno [gg/mm/aaaa], alle ore [hh:mm], presso
[luogo o piattaforma], si è riunita in [prima/seconda]
convocazione l'assemblea ordinaria dei soci, convocata
con avviso del [gg/mm/aaaa] inviato con [mezzo].

Ordine del giorno:
1. elezione del consiglio direttivo per il periodo
   [anno]-[anno];
2. [se lo statuto lo prevede: elezione del presidente
   / dell'organo di controllo].

Assume la presidenza [nome e cognome]; fa da
segretario [nome e cognome]. Il presidente constata
che sono presenti [n] soci di persona e [n] per
delega, di cui [n] con diritto di voto, e dichiara
l'assemblea validamente costituita.

1. Elezione del consiglio direttivo
Il presidente ricorda che, secondo l'art. [n] dello
statuto, il consiglio si compone di [n] membri, resta
in carica [n] anni e si elegge con voto [palese/
segreto], con al massimo [n] preferenze per votante.

Candidature presentate:
- [nome e cognome]
- [nome e cognome]
- [nome e cognome]

[Se il voto è segreto: l'assemblea nomina scrutatori
[nome e cognome] e [nome e cognome], non candidati.]

Risultato del voto:
votanti [n], schede bianche [n], schede nulle [n]
- [nome e cognome]: voti [n]
- [nome e cognome]: voti [n]
- [nome e cognome]: voti [n]

Il presidente proclama eletti consiglieri, in ordine
di voti: [nomi]. Primi dei non eletti: [nomi], con
[n] voti.

Gli eletti presenti accettano la carica e dichiarano
di non trovarsi in alcuna delle cause di
ineleggibilità dell'art. 2382 del codice civile.
[Nome e cognome], assente, consegnerà l'accettazione
per iscritto.

2. [Elezione del presidente / dell'organo di
controllo, se di competenza dell'assemblea]
[Candidature, voti, proclamazione, accettazione.]

L'assemblea incarica [il presidente eletto / il
rappresentante legale] di chiedere l'iscrizione delle
nomine nel RUNTS entro trenta giorni e di fare le
altre comunicazioni necessarie.

L'assemblea si chiude alle ore [hh:mm].

Il presidente dell'assemblea     Il segretario
[firma]                          [firma]

Allegati: avviso di convocazione e prova dell'invio;
foglio presenze; deleghe; candidature; schede o
prospetto dello scrutinio.

Gli amministratori di un ETS devono chiedere l'iscrizione della nomina nel RUNTS entro 30 giorni dalla notizia della nomina (art. 26, comma 6). Scrivere i primi dei non eletti serve se lo statuto li fa subentrare a chi lascia: come funziona la sostituzione lo spiega la guida sul consiglio direttivo.

Se lo statuto fa scegliere le cariche al consiglio, la prima riunione del nuovo consiglio ha il suo verbale, nel libro del consiglio: trovi il modello nel fac simile di verbale del consiglio direttivo. Se cambia il rappresentante legale, leggi anche la guida sulle cariche.

Domande frequenti

Quando il verbale dell'assemblea va registrato?

Quando l'assemblea modifica lo statuto: il verbale con il nuovo testo va registrato all'Agenzia delle Entrate, come spiega la guida sulla registrazione dello statuto, e negli ETS la modifica va depositata al RUNTS entro 30 giorni (art. 48).

Posso scrivere il verbale al computer?

Sì. Se il libro è cartaceo, stampa il verbale, inseriscilo nelle pagine numerate e fallo firmare. Se il libro è digitale, servono strumenti che impediscano modifiche senza traccia, come firma digitale e marca temporale.

Chi fa da segretario?

Chi viene scelto all'inizio della riunione, se lo statuto non lo indica già. Non deve per forza essere il segretario dell'associazione.

Come si scrive il verbale di un'assemblea online?

Come quello di un'assemblea in sede, aggiungendo la piattaforma usata, come hai verificato l'identità di chi partecipa e vota e come si è votato. Negli ETS è la condizione posta dall'art. 24, comma 4, del Codice.