Verbale consiglio direttivo: fac simile con ammissione soci

Il verbale del consiglio direttivo è il resoconto scritto di una riunione del consiglio: chi era presente, se c'era il numero legale, che cosa si è deciso e con quali voti. Lo firmano chi presiede e chi verbalizza, e si conserva nel libro delle adunanze del consiglio, obbligatorio per gli enti del Terzo settore (ETS).

Qui trovi cosa scrivere, chi firma, dove tenerlo e un fac simile completo per le due decisioni più frequenti: l'ammissione di nuovi soci e la convocazione dell'assemblea. Compiti, nomina e durata del consiglio sono spiegati nella guida sul consiglio direttivo.

Cosa scrivere nel verbale del consiglio direttivo

Il manuale sui libri sociali di Cantiere Terzo Settore indica questi contenuti minimi:

• data, ora e luogo della riunione, o la piattaforma se è online;
• come e quando è stato convocato il consiglio;
• consiglieri presenti e assenti, e chi partecipa senza votare, per esempio l'organo di controllo;
• ordine del giorno, uguale a quello della convocazione;
• verifica del numero legale previsto dallo statuto;
• chi presiede e chi verbalizza;
• per ogni punto: discussione in sintesi, modo di votare, voti, testo della delibera;
• ora di chiusura e firme.

Al verbale conviene allegare la convocazione con la prova dell'invio ai consiglieri e i documenti discussi.

Due cose in più rendono il verbale utile se un giorno qualcuno contesta una decisione:

• il dissenso: se un consigliere vota contro, scrivi il suo nome e, se lo chiede, il motivo. I verbali del consiglio sono la prova di chi ha deciso cosa, e quindi di chi ne risponde;
• il conflitto di interessi: se un consigliere ha un interesse personale in una decisione, scrivi che lo ha dichiarato e non ha votato. Negli ETS si applica l'art. 2475-ter del codice civile (art. 27 del Codice del Terzo settore): una delibera presa con il voto determinante di un consigliere in conflitto, se danneggia l'ente, si può impugnare.

Chi firma

Firmano chi presiede la riunione, di solito il presidente dell'associazione, e chi verbalizza. Non devono essere per forza il presidente e il segretario dell'associazione: se mancano, il consiglio sceglie all'inizio chi li sostituisce e lo scrive.

Se il verbale si approva nella riunione successiva, il manuale suggerisce di scrivere nel testo che è stato firmato dopo la data della riunione.

Il libro delle adunanze del consiglio

Gli ETS devono tenere il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell'organo di amministrazione (art. 15, comma 1, lettera c, del Codice). A differenza del libro soci e di quello delle assemblee, lo cura lo stesso consiglio (comma 2). I soci hanno diritto di esaminarlo, nei modi previsti dallo statuto (comma 3).

Le regole pratiche sono le stesse del libro delle assemblee: pagine numerate, niente cancellature che nascondano il testo, nessuna vidimazione obbligatoria. Se lo tieni in digitale, servono firma digitale e marca temporale o strumenti simili: i dettagli sono nella guida sul verbale dell'assemblea.

Fuori dal Terzo settore nessuna legge impone questo libro, ma un registro numerato dei verbali resta il modo più semplice per dimostrare cosa ha deciso il consiglio.

Ammissione dei nuovi soci

Negli ETS, se lo statuto non dice altro, i nuovi soci li ammette il consiglio con una delibera, su domanda dell'interessato (art. 23 del Codice). La delibera va comunicata a chi ha fatto domanda e annotata nel libro degli associati.

Se il consiglio respinge una domanda, sempre salvo diversa regola dello statuto:

• deve motivare il rigetto e comunicarlo all'interessato entro 60 giorni;
• chi è stato respinto può chiedere, entro 60 giorni dalla comunicazione, che decida l'assemblea o un altro organo eletto dall'assemblea, alla prima riunione utile.

Cosa chiedere nella domanda lo spiega la guida sul modulo di iscrizione. Una volta ammessi, i nuovi soci vanno nel libro soci con la data della delibera.

Convocazione dell'assemblea

Di solito è il consiglio a decidere di convocare l'assemblea: almeno una volta l'anno per il bilancio (art. 20 del codice civile) e ogni volta che serve. Nella delibera fissa data, ora e luogo, l'ordine del giorno, i documenti da mettere a disposizione e chi manda l'avviso. Per scrivere l'avviso c'è il fac simile di convocazione.

Fac simile di verbale del consiglio direttivo

ASSOCIAZIONE [denominazione]
Sede: [indirizzo]
Codice fiscale: [codice fiscale]

VERBALE N. [n] DEL CONSIGLIO DIRETTIVO
DEL [gg/mm/aaaa]

Il giorno [gg/mm/aaaa], alle ore [hh:mm], presso
[luogo o piattaforma], si è riunito il consiglio
direttivo, convocato da [nome e cognome] con
[email/messaggio/lettera] del [gg/mm/aaaa], come
previsto dall'art. [n] dello statuto.

Consiglieri presenti: [nomi].
Consiglieri assenti: [nomi].
Partecipano senza diritto di voto: [es. organo di
controllo: nome / nessuno].

Presiede [nome e cognome], verbalizza [nome e
cognome]. Il presidente constata che sono presenti
[n] consiglieri su [n] e che la riunione è valida
secondo l'art. [n] dello statuto.

Ordine del giorno:
1. domande di ammissione di nuovi soci;
2. proposta di rendiconto [anno] da presentare
   all'assemblea;
3. convocazione dell'assemblea ordinaria dei soci;
4. comunicazioni del presidente.

Nessun consigliere dichiara interessi in conflitto
con quelli dell'associazione sui punti in esame.
[Oppure: [nome e cognome] dichiara un interesse
personale nel punto [n] e non partecipa al voto.]

1. Domande di ammissione di nuovi soci
Il presidente presenta le domande pervenute dal
[gg/mm/aaaa] al [gg/mm/aaaa]:
- [nome e cognome], domanda del [gg/mm/aaaa];
- [nome e cognome], domanda del [gg/mm/aaaa];
- [nome e cognome], domanda del [gg/mm/aaaa].
Verificati i requisiti dell'art. [n] dello statuto,
il consiglio delibera di:
- ammettere [nomi], da iscrivere nel libro degli
  associati con data [gg/mm/aaaa];
- respingere la domanda di [nome e cognome] per
  questo motivo: [motivazione].
Favorevoli: [n]   Contrari: [n]   Astenuti: [n]
Il segretario comunica l'esito a ciascun
interessato. A [nome e cognome] comunica anche il
motivo del rigetto e la possibilità di chiedere,
entro 60 giorni, che decida l'assemblea.

2. Proposta di rendiconto [anno]
Il tesoriere [nome e cognome] illustra il rendiconto
dell'esercizio [anno]: entrate euro [importo], uscite
euro [importo], [avanzo/disavanzo] euro [importo].
Il consiglio approva la proposta da sottoporre
all'assemblea.
Favorevoli: [n]   Contrari: [n]   Astenuti: [n]
[Se qualcuno vota contro: [nome e cognome] vota
contro perché [motivo].]

3. Convocazione dell'assemblea ordinaria
Il consiglio delibera di convocare l'assemblea
ordinaria dei soci:
- in prima convocazione il [gg/mm/aaaa] alle ore
  [hh:mm] presso [luogo];
- in seconda convocazione il [gg/mm/aaaa] alle ore
  [hh:mm] presso [luogo];
[- con possibilità di partecipare e votare a distanza
  tramite [piattaforma];]
con questo ordine del giorno:
  1. approvazione del rendiconto dell'esercizio
     [anno];
  2. [altro punto];
  3. comunicazioni del presidente.
Il rendiconto è a disposizione dei soci presso
[sede / area riservata del sito] dal [gg/mm/aaaa].
L'avviso è inviato da [nome e cognome] a tutti i
soci iscritti nel libro degli associati entro il
[gg/mm/aaaa], con [mezzo previsto dallo statuto].
Favorevoli: [n]   Contrari: [n]   Astenuti: [n]

4. Comunicazioni del presidente
[Sintesi. Su questo punto non si prendono delibere.]

La riunione si chiude alle ore [hh:mm].

Il presidente                Il segretario
[firma]                      [firma]

Allegati: convocazione del consiglio; domande di
ammissione; proposta di rendiconto [anno]; testo
dell'avviso di convocazione dell'assemblea.

Togli i punti che non ti servono e numera i verbali di seguito, anno dopo anno: un numero mancante salta all'occhio, ed è proprio questo lo scopo.

Il rendiconto lo approva poi l'assemblea, non il consiglio: negli ETS l'approvazione del bilancio è una competenza dell'assemblea (art. 25 del Codice). Se devi ancora prepararlo, puoi compilarlo con lo strumento del rendiconto per cassa.

Domande frequenti

Il consiglio direttivo si può riunire online?

Il Codice del Terzo settore regola la partecipazione a distanza per l'assemblea (art. 24), non per il consiglio. Controlla lo statuto o il regolamento interno; nel verbale scrivi la piattaforma e come hai verificato chi era collegato.

I soci possono leggere i verbali del consiglio?

Negli ETS sì: gli associati hanno diritto di esaminare i libri sociali, compreso quello del consiglio, nei modi previsti dallo statuto (art. 15, comma 3).

Le decisioni prese in una chat valgono?

Una chat non è un verbale. Se una decisione è urgente, portala alla prima riunione e mettila a verbale, oppure verifica se lo statuto prevede altre forme di consultazione del consiglio.

Serve un verbale anche per l'elezione del presidente?

Sì. Se lo statuto fa scegliere le cariche al consiglio, la prima riunione dopo l'elezione ha il suo verbale nel libro del consiglio. Se invece il presidente lo elegge l'assemblea, va nel verbale dell'assemblea.