Fac simile convocazione assemblea: ordinaria e straordinaria

Qui trovi due fac simile di convocazione dell'assemblea dei soci da copiare: uno per l'assemblea ordinaria, quella del rendiconto, e uno per la straordinaria che modifica lo statuto. Prima di usarli apri lo statuto: è lui a dire con quanto anticipo e con quale mezzo mandare l'avviso, perché per le associazioni la legge non lo stabilisce.

Chi convoca, quorum e deleghe sono spiegati nella guida sulla convocazione dell'assemblea. Qui c'è il modello pratico.

Prima di scrivere: cosa cercare nello statuto

Annota questi dati, ti servono per riempire il modello:

• chi convoca: di solito il consiglio direttivo decide e il presidente firma l'avviso;
• anticipo: quanti giorni prima della riunione va mandato l'avviso;
• mezzo: email, PEC, lettera, affissione in sede, pubblicazione sul sito;
• seconda convocazione: se è prevista e a quanta distanza dalla prima;
• quorum: quanti soci servono e quanti voti, per l'assemblea ordinaria e per quella straordinaria;
• deleghe e voto a distanza: se lo statuto li limita o li esclude.

Se una di queste regole manca, valgono quelle di legge dove ci sono (le trovi nella guida sull'assemblea); per anticipo e mezzo la legge non dice nulla, quindi scegli un mezzo che lasci traccia e tieniti largo con i tempi.

Come mandare la convocazione: email, PEC o bacheca

Usa il mezzo previsto dallo statuto, anche se ti sembra scomodo. Se lo statuto ne ammette più d'uno, scegli quello che ti lascia una prova.

• Email: è il mezzo più usato. Mandala a ciascun socio, in copia nascosta o una per una, e conserva l'invio.
• PEC: dà la prova più solida di invio e consegna, ma funziona solo verso chi ha una casella PEC, e pochi soci ce l'hanno.
• Bacheca della sede o sito: vale solo se lo statuto la prevede. Fotografa l'avviso affisso con la data ben leggibile.
• Lettera o consegna a mano: per i soci senza email; fai firmare una ricevuta o usa la raccomandata.

L'avviso va a tutti i soci con diritto di partecipare, cioè a tutti quelli iscritti nel libro soci, non solo a chi frequenta. Il manuale sui libri sociali di Cantiere Terzo Settore consiglia di allegare al verbale una copia dell'avviso che dimostri l'invio a tutti e il rispetto dei tempi.

Se la tua associazione non è un ente del Terzo settore (ETS) e vuole le agevolazioni dell'art. 148 del TUIR, lo statuto deve prevedere «idonee forme di pubblicità delle convocazioni assembleari» (comma 8, lettera e): rispettarle è anche una questione fiscale.

Cosa scrivere nell'ordine del giorno

L'ordine del giorno è l'elenco degli argomenti su cui l'assemblea decide. Il verbale dovrà riprenderlo uguale, quindi scrivilo bene adesso.

Regole semplici:

• un punto per ogni decisione, con un verbo: approvazione, elezione, modifica, determinazione;
• niente decisioni su punti generici: sotto «varie ed eventuali» o «comunicazioni» si informa, non si vota su soldi, cariche o statuto;
• documenti a disposizione: indica dove e da quando i soci possono vedere rendiconto, candidature o testo dello statuto.

Voto a distanza: cosa scrivere nell'avviso

Negli ETS, dopo la legge 104/2024 che ha riscritto l'art. 24, comma 4, del Codice del Terzo settore, i soci possono partecipare con mezzi di telecomunicazione e votare per via elettronica a meno che l'atto costitutivo o lo statuto non lo vietino espressamente. Servono due condizioni: deve essere possibile verificare l'identità di chi partecipa e vota, e vanno rispettati i principi di buona fede e di parità di trattamento. Il voto per corrispondenza è diverso: è possibile solo se lo statuto lo prevede.

Se prevedi la partecipazione a distanza, nell'avviso scrivi:

• la piattaforma e come si riceve il collegamento;
• come si verifica l'identità, per esempio collegamento personale e documento mostrato in video;
• come si vota: a voce con la telecamera accesa, con un modulo online, con un sistema di voto elettronico.

Per le associazioni fuori dal RUNTS questa regola non c'è: decide lo statuto. Se lo statuto non ne parla, ti conviene tenere l'assemblea in presenza e scrivere la partecipazione a distanza nello statuto alla prima modifica.

Fac simile: convocazione di assemblea ordinaria

ASSOCIAZIONE [denominazione]
Sede: [indirizzo]
Codice fiscale: [codice fiscale]

                       A tutti i soci
                       [luogo], [gg/mm/aaaa]

Oggetto: convocazione dell'assemblea ordinaria dei soci

Il consiglio direttivo, con delibera del [gg/mm/aaaa],
ai sensi dell'art. [n] dello statuto, convoca
l'assemblea ordinaria dei soci:

- in prima convocazione il [gg/mm/aaaa] alle ore
  [hh:mm] presso [indirizzo];
- in seconda convocazione il [gg/mm/aaaa] alle ore
  [hh:mm] presso [indirizzo];

per discutere e deliberare sul seguente

ORDINE DEL GIORNO
1. approvazione del rendiconto dell'esercizio [anno];
2. [determinazione della quota associativa [anno]];
3. [elezione del consiglio direttivo per il periodo
   [anno]-[anno]];
4. comunicazioni del presidente.

Il rendiconto [e l'elenco delle candidature] sono
a disposizione dei soci presso [sede / area riservata
del sito] dal [gg/mm/aaaa].
[Le candidature al consiglio direttivo si presentano
entro il [gg/mm/aaaa] a [indirizzo email].]

[Partecipazione a distanza: è possibile partecipare e
votare tramite [piattaforma]. Il collegamento
personale è inviato su richiesta a [indirizzo email]
entro il [gg/mm/aaaa]. All'inizio della riunione ogni
partecipante mostra in video un documento di
identità.]

Possono votare i soci [iscritti nel libro degli
associati da almeno tre mesi / in regola con la quota
[anno]], secondo l'art. [n] dello statuto. Chi non
può partecipare può delegare per iscritto un altro
socio, usando il modulo qui sotto. Ogni socio può
portare al massimo [n] deleghe.

Per il consiglio direttivo
Il presidente [nome e cognome]
[firma]

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

DELEGA

Io sottoscritto/a [nome e cognome], socio/a
dell'associazione [denominazione], delego il socio
[nome e cognome] a rappresentarmi nell'assemblea
ordinaria del [gg/mm/aaaa], in prima o in seconda
convocazione, con facoltà di voto su tutti i punti
all'ordine del giorno.

[luogo], [gg/mm/aaaa]          Firma [............]

Negli ETS la delega scritta è ammessa salvo diversa regola dello statuto e può stare in fondo all'avviso. Il limite di legge è di 3 deleghe per socio nelle associazioni con meno di 500 associati e di 5 in quelle più grandi (art. 24, comma 3). Fuori dal Terzo settore decide lo statuto. Nel modello scrivi il numero previsto dal tuo statuto o, se tace, quello di legge.

Fac simile: convocazione di assemblea straordinaria per modificare lo statuto

Negli ETS modificare lo statuto spetta all'assemblea (art. 25 del Codice). Se lo statuto non fissa quorum diversi, l'art. 21 del codice civile chiede la presenza di almeno tre quarti degli associati e il voto favorevole della maggioranza dei presenti, e non prevede uno sconto per la seconda convocazione: se la tua associazione è numerosa e lo statuto tace, fai di tutto per raccogliere presenze e deleghe.

ASSOCIAZIONE [denominazione]
Sede: [indirizzo]
Codice fiscale: [codice fiscale]

                       A tutti i soci
                       [luogo], [gg/mm/aaaa]

Oggetto: convocazione dell'assemblea straordinaria
dei soci per la modifica dello statuto

Il consiglio direttivo, con delibera del [gg/mm/aaaa],
ai sensi dell'art. [n] dello statuto, convoca
l'assemblea straordinaria dei soci:

- in prima convocazione il [gg/mm/aaaa] alle ore
  [hh:mm] presso [indirizzo];
- in seconda convocazione il [gg/mm/aaaa] alle ore
  [hh:mm] presso [indirizzo];

per discutere e deliberare sul seguente

ORDINE DEL GIORNO
1. modifica degli articoli [n], [n] e [n] dello
   statuto, secondo il testo allegato;
2. approvazione del testo completo dello statuto
   aggiornato;
3. mandato al presidente per la registrazione
   all'Agenzia delle Entrate [e il deposito al RUNTS].

Il testo delle modifiche, a confronto con quello in
vigore, è allegato a questo avviso ed è a
disposizione presso [sede / area riservata del sito].
Proposte di emendamento si inviano entro il
[gg/mm/aaaa] a [indirizzo email].

Per modificare lo statuto servono [quorum previsto
dall'art. [n] dello statuto]. Si invitano i soci a
partecipare o a delegare un altro socio con il
modulo qui sotto.

[Partecipazione a distanza: come nel modello
ordinario.]

Per il consiglio direttivo
Il presidente [nome e cognome]
[firma]

Allegati: testo delle modifiche a confronto; modulo
di delega.

Dopo l'assemblea, il verbale con il nuovo statuto va registrato all'Agenzia delle Entrate: lo spiega la guida sulla registrazione dello statuto. Negli ETS la modifica va depositata al RUNTS entro 30 giorni (art. 48). Se l'ente ha la personalità giuridica acquistata con l'iscrizione al RUNTS, le modifiche devono risultare da atto pubblico, quindi serve il notaio, e hanno effetto con l'iscrizione nel registro (art. 22, comma 6).

Il verbale della riunione lo scrivi con il fac simile di verbale di assemblea.

Domande frequenti

Con quanti giorni di anticipo va mandata la convocazione?

Quelli scritti nello statuto: per le associazioni la legge non fissa un minimo. Se lo statuto non chiarisce da quando si contano, tieniti largo di qualche giorno.

Basta un messaggio nel gruppo WhatsApp dei soci?

Solo se lo statuto ammette quel mezzo, e comunque deve arrivare a tutti i soci, anche a chi non è nel gruppo. Più sicuro usare l'email e tenere il messaggio come promemoria.

I soci possono convocare l'assemblea da soli?

Possono chiederla: se almeno un decimo degli associati presenta una richiesta motivata, gli amministratori devono convocarla. Se non lo fanno, la convocazione può essere ordinata dal presidente del tribunale (art. 20 del codice civile).

Chi firma l'avviso?

Chi lo statuto indica, di solito il presidente per conto del consiglio direttivo che ha deciso la convocazione. Nell'avviso cita la data della delibera del consiglio.