Accordo sul trattamento dei dati dei soci

Le parti

L'associazione che si registra è il titolare dei dati dei propri soci. Automa Srl (Via degli Olmetti 44B, 00060 Formello (RM), P. IVA 16208401006) è il responsabile del trattamento e li tratta solo per conto dell'associazione e secondo le sue istruzioni, che sono quelle date usando il servizio. L'accordo vale finché l'account esiste.

Che cosa trattiamo

• Persone: soci e aspiranti soci dell'associazione.
• Dati: nome e cognome, codice fiscale, data e luogo di nascita, indirizzo, email, telefono, numero di socio, stato e date di domanda, ammissione e cessazione, note.
• Finalità: tenuta del libro soci, stampa del libro e delle tessere, verifica della tessera tramite QR.
• Il servizio non è pensato per dati sanitari o altri dati particolari: l'associazione non li inserisce.

I nostri impegni

• Trattare i dati solo per le finalità sopra, senza usarli per scopi nostri, senza venderli né incrociarli.
• Farli trattare solo a persone autorizzate e tenute alla riservatezza.
• Misure di sicurezza adeguate (art. 32): connessioni cifrate, accesso solo ai membri dell'associazione con link monouso, server raggiungibile solo attraverso il nostro fornitore di rete, copie di sicurezza giornaliere.
• Aiutare l'associazione a rispondere alle richieste dei soci (accesso, rettifica, cancellazione) e negli altri obblighi degli artt. 32–36.
• Avvisare l'associazione senza ingiustificato ritardo se veniamo a conoscenza di una violazione dei dati.
• Mettere a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo.

Sub-responsabili

L'associazione ci autorizza a servirci di questi fornitori, vincolati da obblighi equivalenti:

• OVH: server su cui girano il sito e il database, in Italia.
• Cloudflare: rete di distribuzione e protezione, e spazio per le copie di sicurezza del database. Può trattare dati negli Stati Uniti sulla base del Data Privacy Framework UE–USA.
• Backblaze: seconda copia di sicurezza del database, nell'Unione europea.

Se aggiungiamo o cambiamo un sub-responsabile lo comunichiamo prima per email, e l'associazione può opporsi chiudendo l'account.

Alla fine del servizio

Quando l'associazione chiede la cancellazione, cancelliamo i dati entro 30 giorni. Le copie di sicurezza si sovrascrivono da sole e spariscono del tutto entro 35 giorni. Prima della cancellazione l'associazione può esportare il libro soci.